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远程办公,横向沟通不畅?与其抱怨不如思变,用这3招马上改变

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简介:文章作者:爱琳 — 践行助人悦己,终身成长的世界500强运营总监。稿件来源:秋叶写作特训营助教:月灵编辑:张萌疫情期间,朋友小安的公司决定远程办公。但开始没两天,小安陆续跟我吐槽:发微信向其他部门同事要素 ...
文章作者:爱琳 — 践行助人悦己,终身成长的世界500强运营总监。

稿件来源:秋叶写作特训营

助教:月灵

编辑:张萌


疫情期间,朋友小安的公司决定远程办公。但开始没两天,小安陆续跟我吐槽:

发微信向其他部门同事要素材,有时候上午发了信息,对方到下午才回复。催了几次,好不容易要到了,给的却不是她需要的素材。

小安负责的一个项目,一直没有多大进展。每次问各子项工作的责任人,都说在做,但就是没交出结果。他怀疑,这些人是不是在工作。

……

远程办公时总会出现各种各样的困难,除了小安遇到的这些问题,还有很多类似问题困扰着每一个远程办公的人。

远程办公横向沟通时的常见现象


远程办公情景下,我们进行横向沟通时,经常容易出现这些问题:

在线消息对方回复不及时;

工作推进进程不透明;

双方对工作信息理解偏差;

无法及时达成共识;

工作效果出现偏差……

出现以上情况,你是不是也会下意识抱怨对方没有及时准确地响应自己的需求?这很正常,因为我们都容易陷入自利偏误。

自利偏误是《清醒思考的艺术》书中的一个思维偏误,意思是把成功归于自己,失败归于外因。远程办公时横向沟通不畅,也常常是因为我们犯了自利偏误,从而踏入了误区。

远程办公,横向沟通不畅?与其抱怨不如思变,用这3招马上改变

横向沟通中存在的3大误区


1.做了≠做到——我们的行为达成了结果吗?

威尔德定理:人际沟通始于聆听,终于回答。

英国管理学家L·威尔德提出的这个定理,认为有效的沟通始于倾听。而在互联网下,有效的沟通始于看到。

线上沟通的弊端之一,是不能保证双方同时处于沟通情景。在小安的例子中,他确实发了信息,但发了并不等于发到。对方不一定马上看到,看到了也不一定马上回答。

做了只是行为,做到才是结果。小安觉得对方没能及时回复自己,就是因为自己认为已经发了信息,就一直坐等,没有主动联系。而要促成有效的沟通,小安要解决的是如何让对方及时看到并回答。

2.共事≠共识——我们与对方的理解一致吗?

盲点象限:别人看得很清楚,可是你自己却看不到。

樊登分享过“盲点象限”的概念,类似于开车时候的盲区。在线沟通时我们很容易出现认知盲点。我们认为自己的表述没问题,但别人却可能理解偏误,或认为我们没表达清楚。因为每个人的文字表述水平和理解能力不一样。要达成共识,需要利用对方反馈看到我们自身的局限。

从这个角度看,我们远程与对方沟通的时候,如果对方说“好的”,或者什么都没说,反而是容易出错的时候。如果对方线上敲了很多字,我们最好也能与对方确认理解的信息是否正确。

小安好不容易拿到的素材不是自己想要的。就是因为他没有主动地与对方就需求素材的内容达成共识。

3.管事≠管人——我们是抱怨事还是抱怨人?

在小安的故事中,他抱怨子项目负责人工作没进展时怀疑这些人是不是在工作。很显然,他在抱怨人,而不是事情本身。

远程办公的场景下,我们应该聚焦管事,不要管人。因为人,你想管也管不了。

他在家边追剧边工作你没法知道,他没到下班点就去做饭你也没法知道,甚至他一天有没有工作你也没法知道……

所以,远程办公的情境下,我们无需抱怨别人有没有在工作,我们只要盯着我们需要达到的目标就好。

小安并不需要去猜测别人是不是在工作,而是要想自己该怎么做,才能推动这个项目。自己要怎么做,才能得到想要的结果。

要避开自利偏误,避开沟通误区,我认为:抱怨无济于事,一切要靠自己。那么,如何靠自己解决问题,走出误区呢?

远程办公,横向沟通不畅?与其抱怨不如思变,用这3招马上改变

解决横向沟通不畅的3个方法


1.接纳现状,积极沟通

《高效能人士的七个习惯》一书中的第一个习惯就是“积极主动”。书中提到“积极主动即采取主动的态度,为自己过去、现在及未来的行为负责,并依据原则及价值观,而非依据情绪或外在环境来下决定。所以,我们要做到积极主动,首先接纳现状。具体如何做呢?

(1)接纳事实,停止抱怨

接纳事实,是在远程办公环境下,开启有效沟通的第一步。现场办公时喊一嗓子就能解决的问题,在远程办公中即使用电话沟通也可能无法得到对方的快速回应。这就是远程办公存在的弊端。

真正接纳“远程办公本来就不如现场办公方便”这一事实,抱怨在很大程度上会减少。

(2)换位思考,理解彼此

这里说到理解彼此,包含了理解对方和理解自己两个层面。

一是要换位思考,理解对方。比如在疫情期间的远程办公,对方除了工作,还要照顾孩子,照顾家庭,并不像现场办公时,完全处于员工这个唯一的角色。所以,即使是在工作时间,也不要抱有对方必须实时处于工作状态的执念。

二是要换角度思考自己。当自己有负面情绪的时候,冷静观察自己,为什么会产生这些情绪。当你能换个角度去面对自己的时候,你会发现负面情绪很快消失,你也能找到情绪背后的真正原因,自然地去想怎么办。

(3)主动沟通,积极响应

在线沟通中,对方不回复信息,就及时打电话与对方确认。如果并不是那么着急的工作,主动告知对方在什么时限前完成即可。也给对方充裕的时间准备。

别人需要我们配合的工作,我们也要及时响应。不要用高标准要求别人,低标准评价自己。

远程办公,横向沟通不畅?与其抱怨不如思变,用这3招马上改变

2.主动确认,达成共识

有一次,上司跟我在微信上说方案修改的要点。结果我看漏了几个字,导致改后的方案南辕北辙。上司很生气,我也很委屈。后来我再去回翻信息,发现是我看漏了字,会错了意。如果当时我及时与他确认,就不会出现后面的错误。

那么如何做到及时确认并达成共识呢?

(1)主动确认别人交办的工作信息

对于别人交办的工作,要从别人的信息中提取工作结果的要求标准、完成时限、工作目标等信息。如果别人发的信息中有信息缺失,我们要主动与之确认。

虽然有可能是对方没讲清楚,但只要我们多问一句,沟通充分,就能达成共识。

否则,很容易出现我们交付的工作不完整或者不达标的情况,需要耗费自己和对方更多的时间去修改完善。

主动确认,是利他,也是利己。

(2)主动给出自己主导工作的需求清单

我们在请求对方协同工作的过程中,也要把我们的交付要求明确地列出。不要等对方问你,你再说,这样很容易影响工作效率。而你不说,对方也不问,往往就是错误的开始。

对于交办下属的工作,更是要把标准说清楚。特别是时限要求和交付标准。我们可以在安排的时候给他们一份检查清单,要求他们在规定时间内按清单标准提交工作结果。这样可以大大减少返工内容。

(3)主动选择高效率的沟通工具

需要协同填写的表格,我们可以采用钉钉、石墨文档这样的在线编辑软件,省去团队信息汇总的时间。

需要及时传送的非保密文件,我们可以选择微信、钉钉这样移动互联网下就能使用,便于快速查阅的工具。这样的场景就不适合发OA,特别是有些企业的OA必须用内网登录。

对于比较重要或复杂的工作,最好用电话沟通。一般要敲超过3行字以上才能解释清楚的工作,我都会与对方电话沟通。一是节省时间,二是能准确理解对方需求。

远程办公,横向沟通不畅?与其抱怨不如思变,用这3招马上改变

3.聚焦管事,勇于创新

格力的董事长董明珠曾说:“不得罪人,不会当个好部长。但不是对你的同事,也不是对你的职业,是和不良行为的针锋相对。”对事不对人,是董明珠从营业员到董事长一路走来的重要原则之一。

坎特法则说:“管理从尊重开始。”不论线上办公还是线下办公,我们都需要尊重团队中的每个人。在这个前提下,盯住工作结果,自然会倒逼人去工作。

那么,从管事不管人的角度出发,可以怎么做呢?

(1)营造透明的共进氛围

有一个管理定律叫“金鱼缸法则”。鱼缸是透明的,不论从哪个角度观察,里面的情况都一清二楚。

小安对待项目的进展掌握只限于打电话问最终目标是否完成。显然没有让进展过程透明化。

在远程工作中,我们就可以运用“金鱼缸法则”,每天固定时间开碰头会,大家汇报工作进度。每个人做到哪个阶段,离目标还有多少距离,有没有遇到什么困难……这些都是在项目进程中管理者需要掌握的问题。

让工作流程透明化,不仅可以增加团队成员的自我约束力,也会增加组织的凝聚力。

(2)给予有效具体的反馈

心理学家曾做过一个关于反馈效应的实验,实验对两组条件一样的小学生进行算术测试,给予反馈的一组比没有反馈的一组成绩提升快很多。这个反馈效应同样适用于职场。

在职场上,你的沉默会让他人很不安。要想顺利高效地推进工作,不是简单的催催催,而是要靠沟通、反馈这两者反复循环。

有效的反馈,一是要给予别人具体的建议。不是简单点赞或否定,而是要反馈给别人“为什么做得好”,“哪里没做好”,“如何改进”。

二是要向上级主动汇报工作进展和建议。例如:工作进展到什么阶段了?出现了什么问题?你解决了吗?如何解决的?如果还没有解决,你的解决建议是什么?需要得到领导的哪些支持?主动向领导汇报,领导不但能快速帮我们解决问题,还会对我们高度认可。

盯着事看,聚焦解决问题,不断创新方法,提升工作效率,你会发现,工作中的很多问题,都不是事!

远程办公,横向沟通不畅?与其抱怨不如思变,用这3招马上改变

写在最后


马云曾说:“情商是怎么得到的?是苦难、折磨、挫折中得到的。碰到倒霉事情,一定是检查自己问题的人成功。

与其抱怨,不如思变。在任何场景,把抱怨他人的想法,变成反思自己的问题,积极沟通,主动思考,付诸行动,才是从根本上解决问题之道。




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